自分らしく生きる!

30代後半の内向型人間。生きづらさを解消して楽に生きる方法を模索中!

明日から使える!効率的メール処理術

仕事が終わらない原因はメール処理に時間をかけすぎていることです。

 

今回は、メール処理時間を減らし業務の効率を上げる方法を4つご紹介します。

 

①朝イチでメールを見ない

朝イチでメールチェックするのはNGです!

朝は最も生産性の上がる時間なため、企画書作成や問題解決など集中力を要する業務をやり、メールチェックは仕事の合間や集中力の下がる午後にやりましょう。

 

朝イチでメールを見ないのは不安かもしれませんが、出勤後1時間だけでいいのでメールを見ず集中して仕事してみてください。

1時間見ないくらいで仕事は滞ったりしませんし、驚くほど生産性が上がるはずです。

 

②メールは3秒で理解できる内容に

メール冒頭の時候の挨拶や回りくどい表現は不要です。結論は箇条書きで、相手が見て3秒で理解できる内容にしましょう。

 

冒頭に「お世話になります~」等書く人が多いですが、入力する時間がもったいないです。

相手に気を遣って回りくどい丁寧な表現を使うより、簡潔に分かりやすい内容にする方がずっと相手のためになります。

 

少なくとも、組織内でのメールに必要以上の丁寧な表現は不要です。メールをシンプルにすることで作成スピードが上がります。

 

③24時間以内に返信する

メールはすぐ返信を心がけ、遅くとも24時間以内には返信しましょう。

メールがたまると心理的に圧迫され他の作業に影響が出るので、すぐ処理して別フォルダに入れ、受信フォルダが常に空の状態にしておきます。

 

すぐ返信するクセを付けると決断力が鍛えられるため仕事のスピードも上がります。

たいていのメールは時間をかけても精度は変わりません。すぐ返信するクセを作り慣れていきましょう。

 

どうしても返信に時間がかかる場合は、ひとまずその旨を返信しておくと、返信しなきゃいけない心理的ストレスが減ります。

 

④メールは決まった時間しか見ない

メールが来るたびに作業を止めてチェックすると集中力が切れて非効率です。集中したいときは絶対メールを見ないで下さい。

 

メールチェックの時間を決め、その時間以外メールは見ないようにしましょう。メールは1時間おきに見る、1日3回だけ(10時、14時、16時)等自分のルールを決めてください。

 

メールを見る時間と見ない時間のメリハリを付けることがとても大切です。

 

メール通知が来たら見たくなってしまうので、メール通知はオフにするのがおすすめです。

 

メールを常にチェックしないと不安に思うかもしれませんが、急ぎなら電話が来るし、数時間メールを見なかっただけで支障が出るならメールを送った方に問題があります。意外と大丈夫です。

 


以上、メール処理のコツ4つをご紹介しました。


すぐできることなので、ぜひ明日からやってみてください!


 

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公務員は内向型にとって最高のブルーオーシャン!?

こんにちは。心穏やかに生きる方法を日々模索中の内向型公務員SAYAmaruです😃

 

内向型は公務員に向いてないと言われます。

広く浅く色んな業務をこなさなければいけない公務員は、マルチタスクが苦手な内向型にはキツイです。

 

ここで考えを180度変えて、内向型の強みを活かして働く方法を考えてみます。

 

外向型優位の公務員の世界は、逆に言うと内向型の強みを持ってる人が少ない世界でもあります。

 

つまり、上手くいけば自分が唯一無二の存在になれる、最高のブルーオーシャンになります!

 

内向型としての強みを私の経験から考えてみます。

 

まず、私はあまり仕事ができる人間ではありません。

指示を理解するのに時間がかかるし、アドリブも苦手でセンスもない。そのくせ自分が納得できないと嫌なので何かと上司に食いつく。

結構めんどくさいタイプです。

 

ですが、職場の誰にも負けないと自覚している強みがあります。

それは、

絶対に定時で帰る!という情熱

です。

 

それって強み?と思うかもしれませんが、私は立派な強みだと思っています。

 

私が絶対定時で帰りたい理由は2つあります。

 

1つ目は、健康であるためです。

私の重要視する価値観の一つが「健康」です。体の健康が心の健康につながります。

そのためには、8時間の睡眠、きちんとした食事、運動の時間が必要です。終電で帰ってコンビニ弁当食べて5時間睡眠、なんて生活してたら絶対にメンタルを病みます。20代で経験済みです。

 

2つ目は、職場にいる時間を減らしたいからです。

一人が好きな内向型にとって、人がたくさんいて、雑談の巣窟である職場はそれ自体がストレスです。職場にいる時間は1分1秒でも減らすべきです。私は残業だけでなく在宅勤務も積極的に利用しています。

 

こういった理由から、絶対に残業はしたくありません。

 

一方、周りの同僚たちは毎日当たり前のように残業してます。残業せざるを得ない人もいますが、私から見ればほとんどが自分次第でなくせる残業です。中には、仕事が終わっても同僚とダラダラしゃべりたいから残ってる人もいます。私には信じられない行為です。

 

私は定時で帰るべく、具体的に取り組んでいます。

業務効率化の本をたくさん読んだり、仕事の速い人のやり方を真似したり、無駄な業務は減らせないかといつも考えたり。

最近は外資系仕事術にハマって色々試しています。

 

仕事を減らせないかといつも考えたり、休みの日にも仕事術の本を読んだりするのって苦じゃないの?と思われるかもしれませんが、全然そんなことないです。

むしろ楽しいです。

 

内向型の私は意味のないことが嫌いです。

雑談だけの会議、よく分からない調査、幹部の自己満足のための資料作成、、、

何のためにこの業務をやるのか、自分が納得できないとやる気が出ません。公務員お得意の忖度業務なんて吐きそうな程嫌いです。

 

自分が気持ちよく働くため、意味のない業務はどんどん減らしていっています。

中には私の効率重視のやり方に否定的な上司もいますが、内向型の私は出世とか興味がないので気にしません。

(こういう上司を気にせずいられるのは、マインドフルネス瞑想を続けている効果かもしれません。)

 

業務効率化のための知識を習得し、それを実践して、無駄な業務を減らせた時、仕事のやりがいや楽しみを感じます。

自己肯定感も上がります。

 

それに加え、公務員は現在、働き方改革が猛烈に進められていて、残業削減はもちろん、在宅勤務や押印省略など、古いやり方がどんどん変わっていっています。

制度だけでなく、職員一人一人の業務効率化の高い意識も求められます。

 

私が好きでやってることと職場のニーズが完全に一致しています。

 

これってすごい強みだな、と思うんです。

自分の大事な価値観を満たすための行動にやりがいや楽しみを感じられる。その上結果を出せれば職場からも評価される。

 

周りの同僚たちには絶対にない強みです。

普通に残業しても平気で、忖度も自然に受け入れることができて、仕事の意味とかいちいち考えず言われたことを淡々とそつなくこなせる人たちは、私のように必死で業務の効率化とか考えないです。

 

だからこそ、内向型としての自分の存在価値が上がると思うんです。

実際、私の絶対に残業しない働きぶりを評価してくれる上司や真似してくれる後輩もいます。

周りが外向型だからこそ、いい意味で自分が目立って自分の強みが活かせています。

 

それに、忖度はびこる公務員の世界はムダ業務の宝庫です。本当にムダ業務ばっかりです。

私は効率的な仕事術を学んで実践し、実際に無駄が削減できたときやりがいを感じますが、逆に言うと、無駄が全くない超効率的な職場だと、実践する場がなくやりがいを感じられません。

 

そういった意味で、外向型優位で無駄だらけの公務員の世界は、私の強みを最大限に活かせる最高のブルーオーシャンと言えるのではないでしょうか!?

 

今まで内向型は公務員に向いてない、職業選択を完全に間違えた、さっさとセミリタイアしたい、、、みたいなことばかり考えてましたが、いっそ究極の内向型公務員として、とことん自分らしく働く方法を追求してみるのもいいんじゃないかなと思いました。

 

今後のステップとしては、

①自分の業務をとことん効率化させ、定時で帰ることを徹底する

②自分の部署全体の仕事も効率化させ、部署全体の残業も無くす

③職場の働き方改革を推進する部署に異動して、今までの経験を活かし職場全体の業務効率化、残業削減に取り組む

④今までの実績を活かし、仕事の効率化や内向型らしい働き方に関する有益な情報をブログ等で発信する(ゆくゆくは副業につなげる!?)

 

こんな感じでこれから働くモチベーションを上げていこうと思います。

実際はこんな上手くいかないと思うし、自分の気持ちも中々続かないと思いますが、意識高い系ブログ?を書くことで来年に向けて自分のモチベーションも高まると思うので、とりあえず理想を書いてみました。

 

いずれにせよ、私にとって大事なことは、ストレスなく安定したメンタルで心穏やかに生きることです。

 

そのために健康であることが大切で、そのために定時で帰ることが必須で、そのために効率的な仕事術を学び実践しています。

これを意識せず、ひたすら仕事術を追求した痛い意識高い系になってしまうとメンタルを病みます。(まさに20代の頃の私です。)

 

自分にとって一番大切なことを忘れず、来年も内向型らしく自分らしく働いていきたいです😃😃😃

来年はこのブログのクオリティも上げていきたいですね。。。

 

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客観力が身に付くと、映画を10倍楽しめる!

こんにちは。心穏やかに生きる方法を日々模索中の内向公務員SAYAmaruです😃

 

先日、久しぶりに映画を見に行きました。

あまり映画は見ないのですが、割引チケットがあったので暇つぶしに行きました。

 

そこで気づいたことがあります。

前より映画を楽しめるようになっていたんです!

 

今までは、面白かったなー、よく分からなかったなー、俳優さんカッコよかったなー、くらいの薄ーい感想しかなかったのですが、今回は自分の中で思ったこと、感じたことがたくさんあり、ブログに感想を書きたい!と思ったくらいです。なので今こうやってブログを書いてます。

 

なぜ映画を楽しめるようになったかと言うと、「客観力」が身に付いたからだと思います。

 

私は少し前に自分の客観力の無さ、それゆえの自己肯定感の低さ、行動力の無さに気づき、客観力を鍛える方法を試しています。

具体的には、日記を書くことと、自分の価値観を明確にすることです。

 

最近この効果が出てきて客観力が身に付き、自分の考え方や行動が変わってきたと感じています。

 

今回映画を楽しめたのも変化の一つだと思います。

 

ストーリーを深く理解できたとか、監督のこだわりが分かったとか、映画通みたいな感想を持てたのではありません。

 

自分の中の気づき」と「今後の行動」につながる感想を持てました。

 

とあるシーンにグッと来たとき、自分はこういう場面や状況に心が動かされるんだな、と気づいたり、登場人物の行動や生き方を見て、私もこういう考え方を持ちたいな、こういうことを学んでみたいな、と思ったり。

 

今までの私だったら絶対なかったことです。

面白かったなー、つまらなかったなー、、、それだけで終わってました。

自分を客観的に見ることができるようになったことで、色んなことを感じ取れるようになりました。

たった2時間の映画ですが、映画が終わった後も含めてじっくり楽しむことができました。

 

 

そんな色んな気づきや感想を忘れないように、このブログに書きたいと思います。

 

今回見たのは、『燃ゆる女の肖像』というフランスの映画です。

※ネタバレがありますのでご注意ください。

 

ストーリーは、、

画家のマリアンヌはエロイーズという女性のお見合い用の肖像画を書くため孤島のお屋敷にやってくる。エロイーズはお見合いも肖像画を描かれることも拒んでいるので、エロイーズの母親から画家であることを隠して娘に近づき、こっそり肖像画を書くよう頼まれる。肖像画を描いているうちに二人は愛し合うようになる、、、

詳しくは公式サイトへ⇩

gaga.ne.jp

 

この映画を選んだのは、何となく海外の映画を見たかったことと、恋愛映画を見たいなと思ったからです(年末に一人で(笑))。

映画館の簡単な作品紹介を読んだだけで、前情報は特になく見に行きました。

 

最初に驚いたのは、画家のマリアンヌが女性だったことです。恋愛映画と聞いていたので勝手にマリアンヌ=男性と思い込んでました。よく考えればどう見ても女性の名前ですが、フランスにはマリアンヌって男性もいるんだな、と勝手に思い込んでいました。

恋愛映画=男女の恋愛という固定観念が自分にはあるんだな、と気づきました。

 

映画の舞台は孤島のお屋敷で、マリアンヌとエロイーズが二人で島を散歩するシーンがたくさん出てきます。周りは何もなく静かで、崖や砂浜に波がぶつかる音がクリアに響いて、とても心地よかったです。また風が強く、二人の髪や顔に巻いたスカーフが風にあおられるシーンを見て、こんな風に海沿いで思いっきり風を受けて、大きな波音を聞きながら静かに散歩したら気持ちいいだろうなぁ~と思いました。

今度旅行に行くならこういうロケーションのところに行きたい!と思いました。

 

画家のマリアンヌがエロイーズの母親から画家であることを隠してこっそり肖像画を書いてほしいと頼まれるシーン。「できるかしら?」と母親から聞かれ、マリアンヌがきりっとした顔で「もちろん。画家ですから!」と言い切ったのを見て、カッコいいなぁと思いました(ちょっとセリフ違うかもしれません)。

途中、エロイーズに完成した肖像画を否定され感情的になるシーンもありましたが、画家としても確固とした自信とプライドがあるからこそです。

当時は女性画家の地位は低く、マリアンヌは父親の名前で作品を出さなければいけない時代でした。こんな状況でも、マリアンヌが画家としての自分の能力に自信とプライドを持っているのがカッコいいと思うし、羨ましくも思いました。

私は自分の職業にこんな自信とプライドを持てないです。。。「もちろんできます!公務員ですから!」なんて冗談でもカッコつかないです(笑

 

また、お屋敷のメイドさんがこっそり中絶すると聞いて、マリアンヌは自分も立ち会うと申し出ます。実はマリアンヌにも中絶した過去がありました。ですが、当日マリアンヌはその様子を直視できませんでした。それを見たエロイーズが、中絶の様子を絵に描くようマリアンヌに勧めます。ペンをとり一心不乱に中絶シーンを描くマリアンヌ。短いシーンでしたが印象的でした。マリアンヌが過去のトラウマを絵を描くことで乗り越えようとしているシーンに見えました。

マリアンヌにとって、描くことは色んな意味を持ちます。お金を稼ぐ手段であり、自分の才能を活かす方法であり、愛情を表現する方法であり、トラウマを乗り越える方法でもあります。

絵を描くというある種の武器を持っているマリアンヌをやっぱり羨ましいなと思いました。私も自分の武器と言える確固たる何かが欲しいとすごく思いました。

 

出演者はほとんど女性でしたが、マリアンヌ、エロイーズ役の女優さんがとにかく美しい!ほぼノーメークで眉毛がくっきりしてる感じが自然体でカッコいいなぁと思い、私もこれからはシンプルメイクで行こうと思いました。そのためには肌がきれいじゃないとダメなので、来年は美肌になる!を目標にしようと思います。

 

マリアンヌはお屋敷の応接室のようなところに泊まっていたのですが、広い部屋にソファーと暖炉くらいしか物がなくガランとしてるところで、その部屋が映るたびに、こんな部屋で暮らしたいなぁと思いました。私はミニマリストで自分の部屋にもほとんどモノがないのですが、やっぱり何もない空間に憧れるんだなと改めて思いました。

 

また、毎晩マリアンヌが暖炉と月の明かりしかない暗い静かな部屋で、床にデッサンを広げて眺めてるシーンが出てくるのですが、こういう夜の過ごし方って落ち着いていいなぁと思いました。私もこの雰囲気を味わいたいと思い、自分の部屋で夜に電気を消して、カーテンを開けて、電気ストーブの赤い光だけで本を読んでみました。再現率30%くらいでしたがすごく落ち着きました。

 

最後に、今回一人で見に行ったのですが、昔恋人と映画に行ったのを思い出しちょっと寂しくなりました💦終わった後にコーヒーを飲みながら気楽に感想を言える人がいてほしいなと。特にこの映画はラストがとても感情移入させられる終わり方だったので、終わった後一人席を立って駅まで歩くのが切なかったです。。。

一人が好き!恋人いなくても平気!なんて普段は言ってますが、やっぱり一人を寂しく思う自分がいることに気づきました(^^;

 

 

以上、映画を見た感想でした。

映画をよく見る人からすると依然薄ーい感想かもしれませんが、今まで「面白かったなー」くらいしか感想がなかった私からすると、こんなに色んなことを感じ、さらにブログに書きたいと思えたのはすごい変化です。

今までの10倍映画を楽しめました!

 

客観力はもともと自己肯定感を上げるために始めたことですが、映画のように全然関係ないことにもいい影響があり、嬉しい副作用でした。

 

ちょっと大げさですが、客観力は人生を楽しむために必要なのかもしれません。

他にも客観力のおかげでいい変化があったら、このブログで紹介していこうと思います😃

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内向型が取り入れたい外資系仕事術~Part2~

 

意味のないことが嫌いな内向型と、生産性第一の外資系仕事術は相性がいいです。

 内向型に是非取り入れてほしい外資系仕事術をご紹介します。

 

参考にしたのはこちらの本です。

『すべての仕事を3分で終わらせる 外資系リーゼントマネジャーの仕事圧縮術』(岡田兵吾著)

すべての仕事を3分で終わらせる 外資系リーゼントマネジャーの仕事圧縮術 [ 岡田 兵吾 ]

 

こちらも外資系仕事術の紹介です。

sayamaru.hatenablog.com

 

メールは30秒で判断し3分で処理

メールは30秒で判断し3分で処理するのを心がけましょう。

下手に優先順位はつけず来たものから処理していく。メールは基本1回しか読まない。

ニュースレターなど隙間時間に読めばいいものは自動振り分け機能を使う。

 

メールにあて名や挨拶等を書かない

社内メールなら冒頭にあて名や自分の名前、挨拶等を書く必要はありません。入力作業が無駄だし、最初にあて名等を書くと相手が本文を読むのに画面をスクロールしなければならず非効率です。

 

メールは箇条書きに、内容の重複はなくす

同じことを何度も書かず、箇条書きで簡潔に書きましょう。メール作成時間が減り相手もすぐに内容を理解できます。

添付書類に書いてる内容をコピーして本文に書くのはやめましょう。

 

メールを見る時間と制限時間を決める

メールをまめにチェックすると集中力が落ちて非効率なため、メールを見る時間と制限時間を決めましょう。例:1日4回(10:00、11:30、14:00、16:00)、30分まで。

 

仕事はまず3分手を付けてみる

面倒そうな仕事も中身を見ずに後回しにせず、とりあえず3分手を付けてみてください。早くできそうなら3分で終わらせ、時間がかかりそうなら次のアクション(○○さんに聞く、○○資料を取り寄せる等)を確認するところまでやりましょう。

  

仕事を早く終わらせるより、仕事そのものを減らす

無駄な仕事を効率的にやっても意味がないので、成果につながらない仕事は思い切って減らしましょう。

似たような調査報告を一つにまとめる、意味のない書類の作成をやめるなど、減らせる仕事がないか探してみて下さい。

 

 

以上、内向型が取り入れたい外資系仕事術でした。

特におすすめしたいのがメールを見る時間と制限時間を決めることです。

メールは想像以上に集中力を奪われます。あれこれ考えて悩みやすい内向型だからこそ、メールを見る時間を決め、メリハリをつけて処理していきましょう。

 

 

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内向型が取り入れたい外資系仕事術

外資系の仕事術は内向型と相性がいいです。

外資系は生産性や効率性を重視するので、意味のない業務が嫌いな内向型は取り入れやすいと思います。

 

今回はこちらの本を参考に、内向型が取り入れたい外資系仕事術をご紹介します。

 

『管理職1年目の教科書 外資系マネージャーが絶対にやらない36のルール』(櫻田 毅著)

管理職1年目の教科書 外資系マネジャーが絶対にやらない36のルール [ 櫻田 毅 ]

 

タイトルは管理職向けですが、管理職以外の人にも十分役に立ちます

 

<主なポイント>

・スピード感を生む時間活用

・無駄なく仕事を進めるルール

・決断を早くするルール

  

スピード感を生む時間活用

・nice-to-have(あった方がいい)の仕事はしない

明確な目的のない会議は出席しない、念のための電話はしない(メールだけで十分)、過度に資料の体裁にこだわるのはやめる、など、あった方がいいけどなくてもいい仕事はやめましょう。

 

・メールは保留せず即返信

メールは見たらすぐ判断して即返信するクセをつけましょう。一度見て後で返信しようとすると、何度もメールを見ることになり非効率です。

すぐ回答できない場合は時間がかかる旨返信すれば、返信しなきゃいけない心理的ストレスが減ります。

 

・まとまった時間とスキマ時間にやることを分ける

1日に集中できる時間は限られているのでメリハリが大事です。

企画や論点整理などはまとまった時間に集中してやり、単純作業やメールチェックなどはスキマ時間にやりましょう。

頻繁にメールを見ると集中力が途切れるので、メールを見る時間を決めておきましょう。

 

・報告書は先に半分書いておく

タイトル、日時、参加者、議題などは先に書いておき、終わった後で内容を埋めましょう。会議の議事録は、会議中自分に関係ない議題の時に書くこともできます。

 

無駄なく仕事を進めるルール

・締め切りが先の仕事も少しだけ手を付ける

時間を要するか、自分一人でできるかをまず確認し、時間を要するならすぐ始め、他の人の協力が必要なら先に依頼しておきましょう。締め切りが先でも全く内容を見ず後回しにしてはいけません。

 

・当たり前のルールを見直す

ルールを厳密に守ることが非効率になっているケースがあるため、趣旨を踏まえルールを無くせないか考えてみましょう。

特に公務員は前例踏襲で無駄が多いため、思い切って見直すことも必要です。

 

決断を早くするルール

・決断力は無理やり決める経験を重ねて鍛えていく

決断力は経験を積み重ねて鍛えていくものです。内向型いつもまでも悩みがちなため、時間を決め無理やり決断する経験をしていくしかありません。

 

・情報量が多ければ正しい判断ができる訳ではない

特に内向型は、何となく不安で無駄に過去の事例を調べたり人に聞いたりしがちですが、情報を完璧に入手することは不可能です。目的のために必要な情報だけを集める意識を持ちましょう。

 

特に内向型に意識してほしいこと

内向型に意識してほしいのは、決断力は無理やり決める経験を重ねて鍛えていくしかないことです。

 

内向型はあれこれ考えて決めらないため仕事が遅くなりがちです。

不安でも無理やり早く決断する経験をしていくことで、少しずつ決断する不安も減っていくはずです。

まずは、メールをすぐ返信するクセをつけるところから始めてみましょう!

 

 

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