仕事が終わらない原因はメール処理に時間をかけすぎていることです。
今回は、メール処理時間を減らし業務の効率を上げる方法を４つご紹介します。
①朝イチでメールを見ない
朝イチでメールチェックするのはNGです！
朝は最も生産性の上がる時間なため、企画書作成や問題解決など集中力を要する業務をやり、メールチェックは仕事の合間や集中力の下がる午後にやりましょう。
朝イチでメールを見ないのは不安かもしれませんが、出勤後1時間だけでいいのでメールを見ず集中して仕事してみてください。
1時間見ないくらいで仕事は滞ったりしませんし、驚くほど生産性が上がるはずです。
②メールは３秒で理解できる内容に
メール冒頭の時候の挨拶や回りくどい表現は不要です。結論は箇条書きで、相手が見て３秒で理解できる内容にしましょう。
冒頭に「お世話になります～」等書く人が多いですが、入力する時間がもったいないです。
相手に気を遣って回りくどい丁寧な表現を使うより、簡潔に分かりやすい内容にする方がずっと相手のためになります。
少なくとも、組織内でのメールに必要以上の丁寧な表現は不要です。メールをシンプルにすることで作成スピードが上がります。
③２４時間以内に返信する
メールはすぐ返信を心がけ、遅くとも２４時間以内には返信しましょう。
メールがたまると心理的に圧迫され他の作業に影響が出るので、すぐ処理して別フォルダに入れ、受信フォルダが常に空の状態にしておきます。
すぐ返信するクセを付けると決断力が鍛えられるため仕事のスピードも上がります。
たいていのメールは時間をかけても精度は変わりません。すぐ返信するクセを作り慣れていきましょう。
どうしても返信に時間がかかる場合は、ひとまずその旨を返信しておくと、返信しなきゃいけない心理的ストレスが減ります。
④メールは決まった時間しか見ない
メールが来るたびに作業を止めてチェックすると集中力が切れて非効率です。集中したいときは絶対メールを見ないで下さい。
メールチェックの時間を決め、その時間以外メールは見ないようにしましょう。メールは１時間おきに見る、１日３回だけ（１０時、１４時、１６時）等自分のルールを決めてください。
メールを見る時間と見ない時間のメリハリを付けることがとても大切です。
メール通知が来たら見たくなってしまうので、メール通知はオフにするのがおすすめです。
メールを常にチェックしないと不安に思うかもしれませんが、急ぎなら電話が来るし、数時間メールを見なかっただけで支障が出るならメールを送った方に問題があります。意外と大丈夫です。
以上、メール処理のコツ４つをご紹介しました。
すぐできることなので、ぜひ明日からやってみてください！
